Registro de jornada digital en 2026: qué exige, a quién obliga y cómo cumplirlo
La reforma del registro horario prevista para septiembre de 2026 convierte el fichaje en una obligación digital, inalterable y accesible en remoto por la Inspección de Trabajo. Esta guía explica, sin jerga, qué cambia respecto a la ley de 2019, qué sanciones hay y qué tiene que tener un sistema para ser válido.
En resumen: desde la reforma de 2026 el registro de jornada debe ser digital, personal e inalterable, distinguir horas ordinarias y extraordinarias, y estar disponible en remoto para el trabajador, sus representantes y la Inspección. Las sanciones pasan a ser por trabajador afectado, hasta 10.000 € en los casos graves. Una hoja de firmas o un Excel dejan de ser válidos.
Qué cambia respecto al registro de 2019
Desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019) todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador, con hora de inicio y fin. La norma no decía cómo: valía el papel, la hoja de firmas o el Excel. Eso es lo que la reforma de 2026 cierra.
| Aspecto | Registro de 2019 | Reforma de 2026 |
|---|---|---|
| Formato | Libre: papel, Excel, app | Exclusivamente digital |
| Manipulación | No regulada | Técnicamente inalterable: no se puede modificar sin rastro |
| Acceso | A disposición si se pedía | Inmediato y remoto para el trabajador, sus representantes y la Inspección |
| Horas extra | Sin exigencia de distinción | El sistema debe distinguir ordinarias y extraordinarias |
| Sanción | Por empresa (626 a 6.250 €) | Por trabajador afectado, hasta 10.000 € |
El cambio de fondo es el último punto: una empresa de 15 trabajadores con el registro mal hecho ya no se enfrenta a una multa, sino a quince.
A quién obliga
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño y su sector, incluido el trabajo a distancia y el teletrabajo. No hay umbral de plantilla. Las únicas excepciones son las de siempre: personal de alta dirección, socios trabajadores de cooperativas y autónomos.
En Canarias esto afecta de lleno a sectores donde la gente no está en una oficina: construcción y reformas, instalaciones, limpieza, distribución, talleres, comercio, hostelería, seguridad, transporte y logística. Un sistema que obligue a pasar por un terminal fijo no sirve cuando el equipo está en la obra o en la ruta.
Las sanciones, en cifras
Con la reforma, la infracción por no llevar el registro o llevarlo de forma incorrecta se sanciona por cada trabajador afectado. Las cuantías previstas van de 1.000 a 10.000 euros por trabajador, según la gravedad, y la falsificación del registro se sitúa en el tramo alto.
A eso se suma lo que ya existía: si no hay registro válido, la Inspección da por buenas las horas que reclame el trabajador, con la cotización y el recargo correspondientes. El registro no es solo una obligación formal: es la prueba de la empresa en cualquier reclamación de horas.
Qué tiene que tener un sistema para ser válido
- Digital y personal. Cada trabajador ficha con su propia identificación; no vale que alguien fiche por todos.
- Inalterable. Cada fichaje queda sellado. Si hay que corregir uno (un olvido), la corrección se registra con quién la hizo, cuándo y qué había antes.
- Con hora exacta y, si el trabajo es fuera de la oficina, ubicación.
- Distingue horas ordinarias y extraordinarias, y las calcula a partir del horario de cada persona.
- Accesible en remoto por el trabajador (su propio registro), por sus representantes y por la Inspección, en un formato exportable.
- Conservación de cuatro años, que es el plazo que ya fijaba la norma de 2019.
Regla rápida: si el registro se puede editar en una celda sin que quede rastro, no es válido. Si el trabajador no puede ver el suyo desde su móvil, tampoco.
Cómo cumplir sin complicarse
Hay tres caminos. Un terminal físico (huella o tarjeta) en cada centro: funciona en una oficina, no en una obra. Un programa de RRHH genérico con módulo de fichaje: suele incluir mucho más de lo que una empresa pequeña necesita, y obliga a trabajar como el programa quiere. O una app de fichaje a medida: cada trabajador ficha desde su móvil, con hora y sitio, y la empresa ve quién está dentro, las horas del mes y el informe para la Inspección.
Para una empresa de Canarias con personal en la calle, la tercera es la que encaja: se instala en el móvil sin pasar por ninguna tienda, se construye con sus centros de trabajo y su convenio, y el informe sale en un clic. Puede ver cómo funciona en la demostración abierta o en la página de la app de registro de jornada.
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Cuándo entra en vigor el registro de jornada digital obligatorio?
La reforma está prevista para septiembre de 2026, tras aplazarse desde 2025. El texto definitivo y su calendario de aplicación los fija el Ministerio de Trabajo; conviene tener el sistema listo antes, porque la obligación de registrar la jornada existe desde 2019 y la Inspección ya la exige.
¿Sirve un Excel o una hoja de firmas?
No. La reforma exige un registro digital, inalterable y accesible en remoto. Un Excel se puede editar sin rastro y una hoja de firmas no es digital. Ninguno de los dos cumple.
¿Cuál es la multa por no tener registro de jornada?
Con la reforma de 2026 la sanción es por trabajador afectado: entre 1.000 y 10.000 euros por cada uno, según la gravedad. Hasta ahora la multa era por empresa, de 626 a 6.250 euros.
¿Tienen que fichar los que teletrabajan?
Sí. La obligación de registrar la jornada se aplica también al trabajo a distancia. El sistema debe permitir fichar el inicio y el fin sin depender de estar físicamente en la oficina.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Puede el trabajador ver su propio registro?
Debe poder. La reforma exige acceso inmediato del trabajador a su registro; en la práctica, que lo vea desde su móvil y pueda descargarlo.
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Dígame cuántos trabajadores tiene y le digo lo que le saldría al mes.
Una app de fichaje a medida, funcionando en una o dos semanas, con el informe para la Inspección en un clic.