El cliente ve en qué punto está lo suyo sin llamar al despacho.
Entra desde el móvil y ve las fases de su expediente, qué documento le falta por entregar y qué plazo viene. Sube lo que le piden con una foto. Y el despacho ve todos los expedientes, quién lleva cada uno, qué vence esta semana y quién ha visto qué.
«¿Cómo va lo mío?» es la llamada que corta el trabajo de verdad.
En una gestoría, una asesoría, un despacho de abogados o una administración de fincas, el cliente llama para preguntar en qué punto está su asunto, y alguien tiene que dejar lo que está haciendo para mirarlo. Si la persona que lo lleva no está, se le dice que ya le llamarán, y ese «ya le llamarán» se olvida.
La información de cada expediente vive entre carpetas, correos y la memoria de una persona. Cuando esa persona está de vacaciones, lo suyo se para. Y los documentos que faltan se piden por correo tres veces.
El coste no es solo el tiempo: es la impresión que se lleva el cliente, que es la que decide si sigue el año que viene.
Dos accesos: el cliente y el despacho.
Ve sus expedientes con sus fases (recibido, presentado, requerimiento, resuelto), lo que le falta por entregar y el plazo que viene. Sube un documento con una foto desde el móvil y le llega al despacho al momento.
Todos los expedientes en una mesa: quién lleva cada uno, cuál espera algo del cliente, cuál vence esta semana. Quien lo lleva no está: el resto ve lo mismo. Nada se para.
Al cliente se le avisa tres días antes de cada plazo y se le reclama lo que falte. Al despacho se le avisa si el cliente ha visto el aviso y no ha hecho nada. Con constancia de quién abrió qué y cuándo.
Con sus tipos de expediente, sus plazos y sus responsables.
Cada despacho trabaja distinto: una gestoría lleva altas, modelos trimestrales y nóminas; un abogado, procedimientos con plazos procesales; un administrador de fincas, comunidades con juntas, actas y derramas. El portal se construye con sus tipos de expediente, sus fases y sus documentos habituales, no con una plantilla.
Se instala en el móvil del cliente sin pasar por ninguna tienda, con el nombre y el logo de su despacho. Los datos están en servidores de la Unión Europea, con copia diaria y contrato de tratamiento; cada cliente ve solo lo suyo. Es el mismo motor que usan a diario los 208 socios de la Cooperativa de Taxis de Adeje para ver sus comunicados, sus documentos y sus cuotas.
Puede verlo con datos de ejemplo en la demostración abierta: entre como cliente y suba el documento que le piden, y luego como despacho.
Lo que preguntan los despachos.
¿Sustituye a mi programa de gestión (A3, Sage, Contasimple…)?
No. Esos programas llevan la contabilidad, las nóminas o la facturación del despacho. El portal se ocupa de la relación con el cliente: que vea en qué punto está lo suyo, entregue lo que falta y reciba los avisos. Puede convivir con su programa y, si conviene, conectarse con él.
¿Mis clientes van a usarlo? Muchos son mayores o poco tecnológicos.
Lo usan porque es más fácil que llamar: reciben un enlace, entran y ven una lista clara. Subir un documento es hacer una foto. Y para quien no quiera usarlo, el despacho sigue trabajando igual; el portal no obliga a nadie, solo quita llamadas a quien sí lo usa.
¿Qué pasa con la confidencialidad?
Cada cliente accede solo a sus expedientes con su propio acceso. Los datos están en servidores de la Unión Europea, con copia diaria y contrato de tratamiento de datos. Queda registrado quién ha abierto cada documento y cuándo, que además sirve como constancia de notificación.
Sirve para una administración de fincas?
Sí: convocatorias, actas y derramas al móvil de cada propietario, con constancia de quién las ha abierto, y el despacho viendo qué comunidad tiene qué pendiente. Se acaba el «a mí no me avisaron» en las juntas.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Depende de los tipos de expediente y de lo que quiera que vea el cliente. Precio cerrado por escrito en menos de 24 horas, pago por plazos atados a entregas, y mantenimiento mensual sin permanencia con servidor, copias, cambios y soporte directo. Un portal básico está funcionando en dos semanas.
Dígame cuántos expedientes abiertos lleva y le digo lo que le saldría al mes.
Respuesta en menos de 24 horas, con precio cerrado por escrito. Hablará conmigo, que soy quien lo programa.